법인차량의 색상을 구분해 관리 감독 및 고가의 차량을 업무용으로 둔갑시킨 이른바, ‘무늬만 법인차’를 악용하는 상황을 용인하지 않겠다는 취지의 법인차량 번호판 색상 변경 관련 이슈가 주목받고 있다. 

이로 인해 법인차량 관리에 대한  이슈로 차량운행일지의 중요성 또한 주목받고 있다.  차량운행일지는 세제 혜택을 받을 수 있는 중요한 자료임에도 불구하고, 허술한 관리 감독으로 제대로 작성하지 않고 있는 것이 현실이다.

‘법인차 번호판 색상 구분’ 공약으로 인해  업무용 법인차량행일지 작성은 미룰 수 없는 요소가 되면서  관련 기업들은  운행기록부 작성 및 관리 방법과 대처 방안을 고민하고 있다.

이에 따라, 차량운행일지 솔루션 서비스를 운영하는 카택스는 내년 3월에 시행될 '법인차 번호판 구분 공약'과 관련하여  기업에서 현명하게 대처할 수 있는 방안을 금일(30일) 공개했다.  

차량운행일지 어플 활용이다.

앞으로는 과세당국의 차량운행일지 관리 감독이 강화될 가능성이 매우 큰 만큼 법인차량 세제 혜택을 받기 위해 정확한 운행 목적과 업무 운행 비율을 표기한 차량운행일지를 누락 없이 작성해야 한다.

다만, 차량운행일지를 수기로 작성할 경우 운행 정보가 누락되거나 작성 업무를 위임하여 허위로 작성 하는 등의 상황으로 자료의 신빙성이 낮을 수밖에 없다.

그러므로, 차량운행일지에 대한 신빙성을 높이고 누락될 위험을 최소화하기 위해 실제 운행 거리를 기반으로 운행 내역을 기록할 수 있는 차량운행일지 앱을 사용하는 것을 권장 드린다.

차량운행내역을 데이터로 보관해야한다.

업무용 법인차량운행일지는 종합소득세 및 법인세 신고 시 필요한 증빙 서류 중 하나로, 최대 5년간 보관 및 비치해야 한다.

하지만, 수기로 작성하여 문서 형태로 보관하는 차량운행일지의 경우 유실될 가능성이 높고, 보안에도 취약하다.

이 같은 상황을 방지하기 위해 운행기록부 또는 차량운행내역에 관한 정보를 데이터화 하여 유실 염려 없이 안전하게 보관하는 것이 현명하다.

마침, 법인차 번호판 색상 구분 공약이 시행되는 내년 3월은 법인세 신고 기한과 겹치기 때문에 작성한 업무용 차량운행일지에 대한 철저한 관리 감독을 습관화해야 한다.

차량운행일지를 소명할 수 있는 자료를 구비해야 한다.

과세당국은 차량운행일지에 대한 소명자료를 납세자 또는 기업에게 요청할 수 있으며, 그 즉시 소명자료를 과세당국으로 제출해야 한다.

운행기록부에 대해 소명할 수 없을 경우 비용이 부인 될 수 있고, 별도의 추징금이나 가산세를 납부해야 하는 상황이 발생할 수 있다. 

또한, 업무용 승용차 관련 비용 명세서를 작성하지 않을 경우 업무용 승용차 관련 비용 손금산입액의 전체 1%의 가산세가 부과될 수 있고,  기한 내 제출하지 않을 경우 업무용 승용차 관련 비용 손금산입액 중 명세서 상 사실과 다르게 제출한 금액의 1%가 부과될 수 있다.

운행일지를 소명할 수 있는 자료는 운행 내역을 객관적으로 소명할 수 있는 출장일지,  업무용 차량 사용 관리 규정 또는 스케줄러, 유류비 정산 내역, 운행경로, 차량 관련 지출 내역 등을 구비하는 것이 현명하며 업무용 승용차 관련 비용 명세서 또한 철저히 작성 및 구비하는 것이 현명하다.

카택스 관계자는 “법인차 번호판 교체로 인해 차량운행일지의 중요성은 불가피하게 높아질 것”이라며 “카택스는 무료로도 사용할 수 있는 만큼 사업자와 기업에서 잘 활용해 투명하고 정확한 차량운행일지를 편리한 방법으로 생성하여 법인차 번호판 교체 시행 전, 발 빠르게 대응하길 바란다”고 말했다.

한편, 카택스는 지난 16년 업무용 승용차 세법 개정으로 어려움을 겪는 사업자들을 위해 국세청 양식 차량운행일지를 스마트폰 앱 하나로 생성할 수 있도록, ‘무료차량운행일지’라는 서비스를 시작하였고, 17년도부터 기업형 법인차량 관리 서비스 ‘카택스 비즈’로 매해 평균 200% 이상의 성장세를 올리고 있다.